O recebimento de mercadorias é uma das etapas mais críticas da operação logística. Afinal, é nesse momento que começa o fluxo de entrada dos produtos no estoque, e qualquer falha pode comprometer toda a cadeia de suprimentos, impactando desde a armazenagem até a entrega ao cliente final.
Para empresas de e-commerce e varejo, desde empreendedores até grandes operações com centros de distribuição complexos, estruturar corretamente esse processo de recebimento é essencial para manter a agilidade, reduzir erros e otimizar o controle de estoque.
Neste artigo, vamos mostrar como funciona o recebimento de mercadorias, quais são suas principais etapas, boas práticas e como o WMS da Stokki pode ser um aliado estratégico nessa fase da operação.
Como funciona o recebimento de mercadorias no armazém?
O recebimento logístico é a porta de entrada dos produtos no armazém e uma das etapas mais críticas da gestão de estoque. É nesse momento que as mercadorias adquiridas de fornecedores ou produzidas pela própria empresa passam por um processo rigoroso de conferência quantitativa e qualitativa, inspeção de avarias e registro no sistema de gestão de armazém (WMS).
O objetivo principal é garantir que o que foi entregue corresponde exatamente ao que foi pedido, tanto em quantidade quanto em qualidade, evitando divergências que podem gerar custos adicionais, rupturas de estoque e atrasos na operação.
Após a validação, os itens são liberados para o endereçamento logístico, etapa seguinte em que o WMS direciona cada produto para sua posição de armazenagem ideal.
Um processo de recebimento eficiente e automatizado assegura maior acuracidade nas informações, reduz erros manuais e melhora a fluidez de toda a cadeia de suprimentos, impactando diretamente a produtividade do armazém e a satisfação do cliente final.
Esse processo pode variar conforme o porte do negócio, mas as fases básicas se mantêm: conferência documental, inspeção física, registro no sistema e direcionamento para armazenagem.
Como é o processo de recebimento de mercadorias?
O processo de recebimento de mercadorias exige organização, atenção aos detalhes e integração entre setores. Quando bem executado, essa etapa evita prejuízos com produtos danificados, divergências de nota fiscal, rupturas no estoque e atrasos na expedição.
Abaixo, confira quais são os passos mais comuns dessa rotina.
Conferência documental
Tudo começa com a verificação dos documentos que o fornecedor enviou, como nota fiscal eletrônica (NF-e), pedido de compra, conhecimento de transporte e outros. Essa conferência assegura que os dados estão corretos, os volumes são os esperados e que a mercadoria está autorizada a entrar no estoque.
Conferência física
Na sequência, é hora de conferir os produtos recebidos fisicamente, verificando desde a quantidade, especificações e códigos até a integridade das embalagens. Qualquer divergência ou avaria deve ser registrada e comunicada imediatamente ao fornecedor para evitar perdas futuras.
Registro no sistema
Após concluir a conferência das mercadorias, é hora de lançar todos os itens no sistema de gestão de estoque, o que pode ocorrer de forma manual ou integrada via WMS. Esse registro garante rastreabilidade, controle de entrada e base para relatórios futuros.
Quais são as etapas de recebimento de mercadorias?
Para facilitar a compreensão, resumimos abaixo as principais etapas do recebimento de mercadorias em um armazém:
- Agendamento de entrega: para operações maiores, é comum agendar previamente a chegada dos caminhões, evitando congestionamentos nas docas;
- Recebimento físico: é quando a mercadoria efetivamente chega no centro de distribuição ou armazém;
- Conferência documental: validação dos dados da NF-e e dos pedidos de compra;
- Conferência quantitativa e qualitativa: checagem de quantidades, condições físicas, lotes, validade e prazos;
- Registro no sistema: integração das informações no sistema WMS e/ou ERP;
- Etiquetagem e endereçamento: aplicação de etiquetas com código de barras (quando necessário) e direcionamento ao local de armazenagem;
- Armazenagem: transferência da mercadoria para sua posição final no estoque.
Cada uma dessas etapas, quando bem executada, contribui para um fluxo logístico mais fluido e com menos retrabalho.
Qual a relação entre o recebimento de mercadorias e a armazenagem?
O recebimento de mercadorias está diretamente conectado com a armazenagem. Afinal, é a qualidade dessa entrada que define como e onde os produtos serão guardados.
Se houver qualquer erro no recebimento, como em relação a quantidades, etiquetas trocadas ou produtos danificados, o prejuízo se estende ao armazenamento, impactando a separação de pedidos e, por fim, o cliente.
Por isso, é fundamental que haja sincronia entre os setores. Assim que a mercadoria for conferida e aprovada, ela deve ser direcionada corretamente para a área de estocagem – preferencialmente com o apoio de tecnologias, como coletores de dados, códigos de barras e sistemas de endereçamento automático.
Como o WMS apoia no recebimento de mercadorias?
O WMS é uma ferramenta essencial para tornar o recebimento de mercadorias mais ágil, seguro e eficiente. O sistema automatiza tarefas, reduz a necessidade de processos manuais e evita erros humanos na conferência e no registro das mercadorias.
Além disso, o sistema WMS possibilita integração com outras áreas do negócio, como compras, faturamento e expedição, proporcionando uma visão completa da operação logística.
A seguir, entenda mais sobre as vantagens de utilizar um WMS na sua operação logística!
Integração com nota fiscal eletrônica (NF-e)
Com o WMS, é possível importar automaticamente os dados da nota fiscal eletrônica (NF-e) e cruzá-los com o pedido de compra registrado no sistema. Essa integração reduz drasticamente o tempo de conferência documental, elimina erros de digitação e garante maior acuracidade no recebimento de mercadorias, já que qualquer divergência entre pedido e entrega é apontada imediatamente.
Geração automática de etiquetas
Após a validação da entrada, o sistema realiza a geração automática de etiquetas logísticas com códigos de barras ou QR Codes, sempre que os produtos não possuírem identificação própria. Essas etiquetas reúnem informações críticas para a rastreabilidade de produtos, como SKU, lote, validade, número de série e endereço logístico. Isso padroniza o controle do estoque, agiliza a conferência via coletores de dados e aumenta a visibilidade em tempo real de toda a operação.
Sugestão de endereçamento
Com base em critérios como giro do item, volume disponível e regras de armazenagem, o WMS sugere automaticamente o melhor endereço logístico para cada produto dentro do armazém. Essa inteligência garante o uso otimizado do espaço físico, reduz deslocamentos desnecessários da equipe e aumenta a eficiência das etapas seguintes, como separação de pedidos e expedição.
Boas práticas para o recebimento de mercadorias no e-commerce
Abaixo, veja algumas boas práticas que podem melhorar o processo de recebimento, especialmente em operações de e-commerce:
- Padronize os processos: documente e treine sua equipe para seguir os mesmos passos em todas as entregas;
- Utilize checklists: isso ajuda a garantir que nenhuma etapa seja esquecida;
- Fotografe produtos danificados: esse registro facilita tratativas com fornecedores e seguradora;
- Monitore indicadores de desempenho (KPIs): como tempo médio de recebimento, número de divergências e avarias;
- Aposte em automação: coletores de dados, WMS e integrações com ERP otimizam tempo e reduzem falhas manuais.
Como vimos, o recebimento de mercadorias é o ponto de partida para uma operação eficiente e bem estruturada. Quando realizado com atenção, boas práticas e apoio da tecnologia, esse processo garante um fluxo contínuo de produtos, reduz erros e melhora a performance do estoque.
Com soluções como as da Stokki, é possível automatizar e profissionalizar essa etapa, garantindo mais controle e eficiência desde o início da cadeia logística. Entre em contato e saiba como podemos trazer mais eficiência para o seu negócio!
