O processo de armazenagem é essencial dentro das operações logísticas. Afinal, este é o setor responsável pela organização, alocação e gerenciamento de materiais. Apesar de ser uma atividade operacional, seus efeitos reverberam significativamente nos custos e na eficiência da entrega dos pedidos. Além disso, também exerce um impacto direto na produção de qualquer empresa.
Quer entender melhor todas as etapas envolvidas no processo de armazenagem e por que ele é importante para sua organização? Neste post a gente explica para você.
Principais etapas do processo de armazenagem
Basicamente, o processo de armazenagem envolve sete atividades macro. São elas: recebimento, conferência, estocagem, endereçamento, separação, embalagem e expedição. A seguir, você vai compreender como cada uma funciona.
Etapa 1 - Recebimento de produtos
A primeira etapa do processo de armazenagem constitui o recebimento dos produtos que irão para o estoque. Geralmente, essa operação ocorre já nas docas do armazém, com o descarregamento das mercadorias. Tão logo os itens chegam, começa a etapa de conferência, para que então sejam endereçados ao seu local de armazenagem dentro do galpão.
Etapa 2 - Conferência dos itens
A segunda etapa é muito importante para o controle do estoque, por isso é determinante durante o processo de armazenagem. Afinal, é nesse momento que acontece a conferência do pedido de entrada, ou de compra, e a detecção de possíveis divergências. Ou seja, é na conferência que se constatam inconformidades, sejam elas faltas, excessos e avarias.
Também é na conferência que se identificam os produtos para organizar o seu endereçamento no local de armazenagem. Soluções tecnológicas costumam ser empregadas nesse processo para trazer mais controle, rapidez e inteligência ao processo, como o caso de um sistema WMS (Warehouse Management System), que trabalhe com coletor de código de barras e, assim, permita fazer conferências mais precisas, além de trazer inteligência ao processo de organização dos itens estocados.
Além disso, esse tipo de sistema traz a possibilidade da equipe controlar os produtos por lote, fabricação, validade e número de série. Esses dados influenciarão as etapas seguintes: organização, alocação, movimentação, controle e a fase final de expedição.
Por se tratar de uma etapa que influencia todo o fluxo, é essencial minimizar qualquer chance de erro. Por isso, a dica é adotar um padrão de ação para a equipe responsável pela conferência.
Etapa 3 - Endereçamento
Agora, a etapa de endereçamento ajuda a identificar a posição do item no estoque. No entanto, essa metodologia precisa ser clara, facilitando o entendimento dos funcionários do armazém e do centro de distribuição.
Dessa forma, o endereçamento informa a localização exata do item, incluindo corredor, estantes e módulos, níveis das prateleiras e vãos. Aqui, uma dica é evitar o uso de letras, priorizando números para uma localização mais precisa.
Geralmente, a estratégia que se utiliza é a seguinte:
- Não identificar corredores com números repetidos.
- Em cada corredor, separar as colunas ímpares de um lado e pares do outro.
- Numerar os níveis de acordo com a posição das docas.
- Esses níveis devem ser numerados em ordem crescente.
Para facilitar o endereçamento de estoque, mais uma vez, um sistema de WMS é um excelente aliado. A sua implantação resulta em maior competitividade no mercado, afinal, ele permite uma gestão eficiente antes mesmo que os produtos cheguem às prateleiras de armazenagem, já definindo todos os controles previamente indicados nas etapas anteriores, como a organização para otimizar o caminho para a tornar a separação e expedição dos produtos mais eficientes.
O WMS atua desde que os produtos chegam na doca, aprimorando a organização com base em diferentes aspectos. A partir dessa categorização, que pode considerar validade, volume ou frequência de movimentação, as mercadorias são direcionadas adequadamente. Isso simplifica a localização, coleta e até mesmo a reposição dos produtos em estoque.
Ou seja, o uso do WMS contribui para a produtividade, pois possibilita uma logística livre de erros e com excelente desempenho.
Etapa 4 - Estocagem
Depois de conferir, identificar e endereçar os itens, eles partem para a armazenagem. Assim, esses produtos passam a compor o saldo de estoque. Por isso, o registro de toda e qualquer movimentação contribui para evitar problemas nas próximas etapas.
Atualmente, existem diferentes tipos de estruturas e maquinário para realizar a movimentação e alocação de materiais. Além disso, existem metodologias diversas para gerir e organizar a disposição dos itens dentro de um armazém. Na prática, tudo vai depender do tipo de produto que será armazenado, suas características físicas e o tipo de demanda. Ou seja, o gestor do armazém é responsável por conhecer o seu estoque e estudar as melhores estratégias para otimizar o espaço. A partir dessa avaliação é possível agilizar a movimentação das mercadorias.
É durante essa etapa que ocorre o controle do inventário, que é, basicamente, uma listagem de todos os produtos armazenados. É necessário realizar essa checagem regularmente, verificando se as informações do sistema são as mesmas presentes no espaço físico. O objetivo desse processo é controlar precisamente o estoque e identificar inconsistências de cadastro. Ainda, é nesse momento que se identificam avarias, inversões ou até mesmo furtos que podem ocorrer durante a armazenagem.
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Etapa 5 - Separação de pedidos (Picking)
A próxima etapa do processo de armazenagem é a separação de pedidos, ou picking. Aqui, ocorre o início da preparação dos produtos para serem enviados ao destino final. Geralmente, ocorre a identificação dos itens no sistema, sua localização no armazém, sua separação e o envio à área de embalagem e expedição, que se difere da área de armazenagem.
Parece simples, porém qualquer falha nessa etapa pode atrasar a entrega de uma venda online ou afetar a cadeia de produção de uma indústria.
Existem sistemas que agilizam e otimizam a separação de pedidos, além de auxiliarem na prevenção de trocas, falhas e atrasos. Entre os mais comuns estão o flow rack, o mini porta pallet e os carrinhos de separação, ou picking carts. Novamente, cabe ao gestor conhecer o seu estoque e entender qual é o método mais eficaz para o seu negócio.
Etapa 6 - Embalagem (Packing)
A etapa de embalagem, ou packing, não se aplica a todos os tipos de produtos. Afinal, alguns já possuem embalagem própria e chegam em frações para consumo. Nesse caso, eles vão da separação (picking) direto para a expedição. Ou, ainda, podem ser encaminhados diretamente para a área de produção industrial.
Logo, essa etapa do processo de armazenagem só ocorre quando a mercadoria não está devidamente embalada para o transporte ou sua forma de consumo. É importante saber que o tipo de embalagem depende do produto que será comercializado. Também é necessário avaliar a forma de transporte, prezando pela integridade e segurança do material.
Etapa 7 - Expedição
Por fim, chegamos à última etapa do processo de armazenagem: a expedição. É nesse momento que ocorre o embarque dos produtos para o destino final. Aliás, estamos falando tanto do envio para o ponto de consumo, como para o seu processo de produção.
Também é na expedição que acontece o preparo, conferência e despacho das mercadorias para o transporte, seja ele feito por terceiros ou pelo operador logístico do armazém. Além disso, é essencial realizar o preparo burocrático para a saída dos produtos. Aqui, estamos falando de documentações, notas fiscais, etiquetas, informações sobre o destino, romaneio, entre outros.
Somado a isso, a conferência do que está sendo embarcado também é essencial no processo de expedição, evitando problemas com a entrega do pedido e inconsistências no gerenciamento de estoque.
Soluções tecnológicas para aprimorar o processo de armazenagem
Como se vê, todas as etapas do processo de armazenagem dependem uma da outra para atender aos pedidos com agilidade. Quando existe sincronia entre cada etapa, a logística tende a ser mais tranquila, controlada, efieciente e sem atrasos.
Nesse contexto, o planejamento prévio contribui para uma execução adequada de todos os processos logísticos. E, sempre que possível, deve-se investir em aperfeiçoamentos, adotando medidas de gestão e organização para aprimorar a logística. Assim, a implementação de soluções tecnológicas, como o sistema WMS da Stokki, colabora para um fluxo perfeito de mercadorias e controle de estoque dentro do armazém.
Além disso, é essencial atentar para a estrutura física, prezando pela otimização do espaço do galpão. Essa organização contribui na redução de custos associados ao estoque, além de melhorar prazos de entrega e produção.
Pronto! Agora você já conhece todas as etapas do processo de armazenagem. Então, que tal entender como a escolha da localização do armazém influencia no sucesso de um negócio? Acesse esse post da Stokki e saiba mais sobre o assunto, que também ajuda a reduzir custos na sua operação.
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